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歯科衛生士の婿

歯科衛生士話は少なめ。主にクルマと仕事のこと。

行動予定表なんて捨ててグループウェアを使おう

こんにちは。ねりマールです。

 

ITとインターネットがこれほど普及した世の中ですが、いまだにグループウェアが導入されていない会社があると聞いたらどうしますか?

小さな会社ではなく、従業員数3000人以上の大企業で、スケジュール管理は個人の手帳と部署ごとに共有のエクセルファイルだと聞いたらどうしますか?

 

そんな会社存在しないだろう、と1年前の私なら言っていましたが、今なら断言できます。

そういう会社は実在する。

なぜなら私が転職した先がそうだったからですw

正直かなり困っていて、今各方面にお願いしてグループウェアの導入を進めてもらっていますが、今回はグループウェアを導入することのメリットについて書いてみようと思います。

 

 グループウェアってなに??

念のためグループウェアについて説明しておきますが、ざっくり言うと社員のスケジュールをみんなで確認できて会議の予約や会議室の確保ができるものです。

ソフトやサービスの名前でいうと、サイボウズやアウトルックなんかがよく使われているようです。

 

これがあると、誰がいつどんな会議に出るか、外出しているか、どこの会議室が空いているかがすぐにわかります。

普通、それなりの大きい会社ならば導入されていることも多いと思いますが、なんと私の会社には導入されていません。

 信じられないスケジュール管理方法

では何でスケジュール管理しているかというと、なんとエクセルですwww

笑えますよね。エクセルでその週の予定を入力しておくというなんとも非効率なことをしています。

 

会議を開催するときは、まず自分の予定のところに「13:00-14:00 ○○会議」と書き、その会議に出席するほかのメンバーのところにコピペします。

また、会議室の予約は別のシステムがあるのでそちらで13:00-14:00の空いている部屋を探します。

非効率ですよね。

この会議に他部署の人の参加が必要な場合は、エクセルが共有されていないので、わざわざメールか電話で相談しなければなりません。

 

1件の会議を開催するため、スケジュール調整だけで10分以上取られるのはざらです。

 行動予定表という無駄なツールも存在する

さらに、会議や外出の際には行動予定表に記入をしてからオフィスから出ていく慣習になっています。

自分の名前のところに時間と用事を書き込むわけですが、これはエクセルの予定表に書いています。無駄です。

どうも、内線や外線で誰かが代理応答したときに何をしているか答えられるように使われているようですが、上記のエクセルを見ればいいのに、、、と思ってしまいます。

 

 

 グループウェアならどうなる?

グループウェアが導入されていたらどうなるでしょうか?

簡単です、会議に必要なメンバーを選び、空いている時間帯を選択します。製品にもよりますが、大体は会議室の予約も同時にできるため、そのまま会議室予約も済ませてしまいます。

会議のアジェンダや進行役、配布資料もグループウェアで共有できますので、「この会議なんだっけ?」ということも減らせます。(共有機能も製品によります)

グループウェアの詳しい機能はこのあたりを読めば大体わかると思います。

boxil.jp

 

なぜ導入されていないのか? 

システム部の人と話をしていたときに、なぜグループウェアを導入しないのか聞いてみました。理由ははっきりしないのですが、導入、メンテナンスやヘルプデスクのコストが気になるようでした。

 

簡単な試算でもコスト面のメリットがある

コストが気になるということで、ちょっとだけ試算してみました。

私の会社には3000人以上の従業員がいますが、そのうち1000人が毎日何らかの会議予約をしているとします。

一つの会議を開催するのに約10分かかっているとします。年間の勤務日数は約240日なので、10(分)×240(日)=2400(分)で年間2400分かかっている事になります。

2400分は約40時間。給与を時給換算して約2000円だとすると、

40(時間)×2000(円)=80000円

1000(人)×80000(円)=8000万円となり、残業があるのならそれだけ残業代を支払っていることになります。

もし会議予約にかかる時間が半分の5分になるのなら、社員に支払うコストは約4000万円削減できることになります。

かなーり適当な計算なので、実際にはこんなに削減はできないかもしれませんが、コストガーコストガーって言っているIT部門に興味を持ってもらうことはできそうですよね。

 

お金に換算しなくても、時間にして約20時間。1000人分なら2400時間余計に生み出すことができます。

2400時間の価値をどう考えるかは会社、経営側の判断だと思いますが、魅力的ではないでしょうか。

 

企業の大小、業務内容の違いはあれど、グループウェア導入もメリットは大きいはず。

もしこれを読んでグループウェアが導入されていない企業の方がいらっしゃいましたら、↑みたいな方法で説得してみてはいかがでしょうか。